เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาแบบ KT

งานอีกงานที่เป็นงานที่สำคัญของงาน พัฒนาอะไรใหม่ๆ คือ การแก้ปัญหา เพราะอะไรใหม่ๆ หลายอย่าง มักเกิดจากการแก้ปัญหาเดิมๆ ที่เรามีกับผลิตภัณฑ์ เทคโนโลยี หรือวิธีการเดิมๆ พอดีไปอ่านเจอเทคนิคการแก้ปัญหาที่น่าสนใจ เลยนำมาแชร์ให้ทุกคนได้อ่าน นั่นคือ เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาแบบ KT หรือ Kepner และ Tregoe ได้ระบุมิติพื้นฐานของปัญหา 4 มิติ คือ อะไร (what) เมื่อใด (When) ที่ไหน (where) และปริมาณเท่าใด (what extent)

วิธีการน้ีมีลักษณะพิเศษที่ก้าวล้ำนำสมัย คือ นอกจากจะถามคำถาม อะไรคือปัญหา และปัญหาอยู่ที่ไหนแล้ว พวกเขายังถาม “อะไรที่ไม่ใช่ปัญหา และที่ไหนที่ปัญหาไม่เคยเกิด ทุกๆ มิติของปัญหามักมีทั้ง “เป็น” และ “ไม่เป็น” ขั้นตอนต่อมาคือ ต้องระบุลักษณะพิเศษที่แสดงความแตกต่างระหว่าง “เป็น” และ “ไม่เป็น” โดยการตรวจสอบความ แตกต่างน้ี ผู้แก้ปัญหาย่อมสามารถหาสาเหตุท่ีเป็นไปได้ของปัญหา

istock_000011982222xsmall

จากสาเหตุที่เป็นไปไดทั้งหมด เราพยายามหาสาเหตุที่เป็นไปได้มากสุด สาเหตุที่เป็นไปได้มากสุดน้ี คือ สาเหตุที่สามารถอธิบายแต่ละมิติในปัญหา ที่มีลักษณะเฉพาะหนึ่งๆ ได้ดี ขั้นตอนสุดท้ายคือการพิสูจน์ว่า สาเหตุที่เป็นไปได้มากสุด คือสาเหตุที่แท้จริง สิ่งน้ีสามารถทำได้ โดยการลองเปลี่ยนแปลงสาเหตุดังกล่าวข้างต้น เพื่อดูว่าปัญหาได้ยุติลงหรือไม่ ขั้นตอนหน่ึงของแบบแผน การวิเคราะห์ปัญหาของ KT คือ การตอบคำถามตามตาราง

การวิเคราะห์ปัญหาแบบ 4 มิติ ของ KT

  ใช่ (is) ไม่ใช่ (is not) ลักษณะพิเศษ สาเหตุ
ระบุ (Identify) อะไรคือปัญหา อะไรคือที่ไม่ใช่ปัญหา อะไรคือลักษณะพิเศษ ระหว่าง ที่ใช่และที่ไม่ใช่ปัญหา อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้
ตำแหน่ง (Location) ปัญหาเกิดขึ้นที่ไหน ที่ไหนที่ไม่เคยมีปัญหานี้เกิดขึ้น (ที่ไหนท่ีไม่พบปัญหา) อะไรคือลักษณะพิเศษ ที่แตกต่างในตำแหน่งทั้งสอง อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้ ของความแตกต่าง
เวลา (Timing) เมื่อใดที่ปัญหาเกิด? หรือ มีผู้พบ หรือสังเกตเห็นปัญหานี้ ในครั้งแรกเมื่อใด? เมื่อใดที่ปัญหานี่ไม่เกิด? อะไรคือลักษณะพิเศษที่แตกต่างในเรื่องเวลา อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้
ขนาดของปัญหา (Magnitude) ปัญหานี้ ขยายผลเสียไปได้ไกลแค่ไหน? มีหน่วยงานกี่หน่วย ที่ได้รับผลกระทบจากปัญหานี้? มีหน่วยงานกี่หน่วย ที่ไม่ได้รับผลกระทบของปัญหา? อะไรคือลักษณะพิเศษ ของทั้งสองสถานการณ์ อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้
  ผลกระทบของปัญหาที่เกิดขึ้น ในหน่วยงานหนึ่งมีมากน้อยแค่ไหน? ในหน่วยงานหนึ่ง มีสักกี่ส่วนที่ไม่ได้รับผลกระทบของปัญหานี้?    
  • อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมด?
  • อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้มากสุด?

สิ่งหนึ่งที่ควรใส่ใจ คือ การเขียนคำแถลงที่แสดงลักษณะพิเศษของความแตกต่างนี้ บางครั้งคำแถลงนี้อาจต้องเขียนซ้ำใหม่มากกว่าหนึ่งคร้ัง เพื่อให้คำแถลงมีความชัดเจนว่า อะไรคือ ความแตกต่างที่แน่ชัด (ที่แท้จริง) ตัวอย่างเช่น คำแถลงที่เขียนว่า “สายไฟสองเส้นมีสีดำ และสายไฟอีกสองเส้น ไม่ชัดเจน” จะเห็นได้ว่า คำแถลงข้างต้น มีความไม่ชัดเจน ซึ่งเมื่อตรวจทานและเขียนคำแถลงใหม่ จะเขียนได้ดังนี้ “สายไฟสองเส้น สามารถมองเห็นสีได้ และสายไฟอีกสองเส้น ถูกปกคลุมด้วยเขม่าคาร์บอน” การทำให้ลักษณะพิเศษของความแตกต่างมีความชัดเจน เป็นเครื่องมือที่สำคัญ ในการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหาได้ชัดเจนข้ึน ดังนั้น วิธีการวิเคราะห์ปัญหาให้ชัดเจน จึงเป็นการทำให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่างความจริงในหมวดนั้นๆ

ประเภทของคำถาม 6 ประเภท ที่ควรถามในการวิเคราะห์ปัญหา แต่ละหมวดล้วนมีมุมมองหรือประเด็น ทั้งแง่บวกและ แง่ลบ ดังแสดงในตาราง

เทคนิค 5W และ 1H

ใช่ ไม่ใช่
อะไร? (What) • อะไรที่เรารู้?
• อะไรที่เราสังเกต?
• อะไรที่เกี่ยวข้องกับปัญหา?
• อะไรคือขอบเขตจำกัดของปัญหา?
• อะไรคือสิ่งที่คาดหวัง?
• อะไรคือสิ่งที่เหมือนกัน?
• อะไรคือสิ่งที่สำคัญ?
• อะไรคือทรัพยากรที่จำเป็นในการแก้ปัญหา?
• อะไรคือเงื่อนไข?
• อะไรคือวัตถุประสงค์?
• อะไรที่เราไม่รู้?
• อะไรที่ไม่ถูกสังเกต?
• อะไรที่ไม่เกี่ยวข้อง?
• อะไรที่ไม่ใช่ขอบเขตจำกัด?
• อะไรที่ไม่คาดคิด?
• อะไรคือที่แตกต่าง?
• อะไรที่ไม่สำคัญ?
เมื่อใด? (When) • เมื่อใดที่ความยุ่งยากถูกสังเกตเห็นในคร้ังแรก?
• เมื่อใดที่ปัญหานี้ต้องได้รับการแก้ไข?
• เมื่อใดที่ควรเปลี่ยนแปลง?
• เมื่อใดที่เครื่องมือควรได้รับการสอบเทียบ?
• เมื่อใดที่ทุกสิ่งทุกอย่างจะเรียบร้อย?
ที่ไหน? (Where) • ปัญหานี้เกิดขึ้นที่ไหนในโรงงาน?
• สารป้อนหรือวัตถุดิบมาจากที่ไหน?
• ผลิตภัณฑ์ถูกส่งไปที่ไหน?
• มีที่ใดบ้างในโรงงาน ที่ทุกสิ่งทุกอย่างเรียบร้อย หรือ ไม่ประสบกับปัญหานี้?
ใคร? (Who) • ใครคือผู้ที่ควรไปติดต่อ เพื่อหาข้อมูลให้มากขึ้น?
• ใครสามารถช่วยฉันได้?
• ใครทำอะไร?
• ใครพูดอะไร?
• ใครที่ฉันไม่ควรติดต่อ?
• ใครที่ไม่สามารถช่วยได้?
ทำไม? (Why) • ทำไมปัญหานี้ ถึงมีความสำคัญ?
• ทำไมสิ่งนี้ถึงใช้ไ้ม่ได้?
• ทำไมปัญหานี้ ถึงไม่สำคัญ?
อย่างไร? (How) • ปัญหานี้มีความสัมพันธ์กับ ประสบการณ์ในอดีตอย่างไร?
• เรารู้ได้อย่างไรว่า สิ่งนี้มีความถูกต้อง?
• เราจะไปถึงผลลัพธ์ที่ว่าได้อย่างไร?
• ปัญหานี้มีความแตกต่าง จากประสบการณ์ในอดีต อย่างไร?

วิธีการวิเคราะห์ปัญหาในทางวิศวกรรม

  1. สิ่งแรกที่ผู้แก้ปัญหาควรทำ ก่อนลงมือแก้ไขปัญหาในทางวิศวกรรม คือ ผู้แก้ปัญหาควรมีความเข้าใจในเรื่องกระบวนการโรงงานและอุปกรณ์ที่มีปัญหา
  2. วิศวกรควรเก็บรวบรวมข้อมูลโรงงานด้วยตัวเอง หรือต้องอยู่ในสถานที่ในขณะที่มีการทดสอบเก็บข้อมูล และควรมีความเข้าใจ ในเทคนิคการวิเคราะห์ โดยเฉพาะถ้าไม่ใช่ลักษณะงานที่ทำเป็นประจำ การวิเคราะห์ยิ่งเป็นสิ่งจำเป็น
  3. ข้อมูลที่ได้ ควรมีความแม่นยำและถูกต้อง การใช้ข้อมูลที่ไม่ดีจากแหล่งข้อมูล ที่ไม่น่าเชื่อถือหรือจากแหล่งผิด หรือ จากแหล่งที่มีการวัดผิดพลาด กลับยิ่งทำให้สูญเสียเวลาในการแก้ปัญหามากยิ่งขึ้น ยกตัวอย่าง เช่น การใช้อุปกรณ์การวัด ในโรงงานที่ไม่ได้มีการตรวจสอบมาตรฐาน ย่อมได้ข้อมูลที่ผิดพลาด
  4. วิศวกรควรแยกแยะข้อมูลที่ได้รับ จากการสังเกตให้ออก จากข้อมูลที่เกิดจากการตีความว่า สิ่งใดที่ผิดพลาด (แยกหลักฐานออกจากข้อสันนิษฐาน) สิ่งผิดพลาดที่พบเห็นทั่วไป ของการวิเคราะห์ปัญหา คือ การที่ผู้แก้ปัญหามักคิด หรือสรุปเอาว่า “สาเหตุที่เห็นได้ชัดเจนสุด หรือ สาเหตุที่เกิดได้ง่ายสุด คือ สาเหตุหลักของปัญหาที่แท้จริง”
  5. วิศวกรควรมีการตรวจสอบข้อสมมุติ หรือ สมมุติฐานของตนเองซ้ำแล้วซ้ำอีก อย่างต่อเนื่องและตัดทิ้งข้อ สมมุติเมื่อจำเป็น

บทความต่อไปจะพูดถึง case study การวิเคราะห์ปัญหาแบบ KT : การแก้ปัญหาในโรงงานผลิตยาง

คัดลอกมาจากบางส่วนของ ทักษะการแก้ปัญหา Problem solving ของ ศ. ดร. อภิชัย เทอดเทียนวงษ์