พื้นฐานของ Product Data Management (PDM)

Product Data Management (PDM)

ในขั้นตอนการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ (Product design and development) ในปัจจุบันมีความยุ่งยากในเรื่องรายละเอียดของตัวผลิตภัณฑ์มากขึ้น ทำให้ต้องมีข้อมูลต่างๆ เกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนทำงานมากมาย อีกทั้งยังต้องทำงานให้เสร็จและสามารถปล่อยผลิตภัณฑ์ เข้าสู่ตลาดได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้การจัดการกับข้อมูลต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก วันนี้จะมาพูดถึงเครื่องมือที่จะมาช่วยแก้ปัญหาในจุดนี้ได้ นั่นก็คือการนำ เทคโนโลยีในการจัดการข้อมูลของการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์มาใช้ หรือที่มีชื่อว่า Product Data Management (PDM)

พื้นฐานของ Product Data Management (PDM)
ทุกๆ วันในการทำงาน เราต้องมีการจัดการกับข้อมูล และมีการสร้างข้อมูลใหม่ๆ ขึ้นมาทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเรื่องการ Presentation, e-mail, part file หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่เราต้องทำเป็นประจำ ดังนั้นหลักการพื้นฐานของ Product Data Management หรือ PDM คือการเข้ามาช่วยและจัดการในการเข้าถึงและจัดเก็บข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นในส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานของเราเอง หรืองานเป็นของเพื่อนร่วมงานที่ทำงานใน project เดียวกับเรา โดย PDM จะมี tool ที่ออกแบบมาเฉพาะเพื่อช่วยในเรื่องนี้

Vault
การที่จะให้ผู้ใช้งานหลายๆ คน สามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ จำเป็นที่จะต้องมีพื้นที่ส่วนกลางที่ปลอดภัย เพื่อเอาไว้เก็บข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับตัวผลิตภัณฑ์ของเรา PDM ก็มีส่วนที่ว่านี้มีชื่อเรียกว่า Vault ถ้าจะเปรียบเทียบในเรื่องของ network แล้ว Vault ก็จะคล้ายๆ กับ shared network drive ที่ข้อมูลต่างๆ สามารถเก็บและ share ให้กับผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล นอกจากนี้ Vault ยังสามารถป้องกันการเขียนซ้ำหรือ data overwrites และยังช่วยในการแก้ปัญหาที่ file ถูกลบหรือแก้ไขอย่างไม่ตั้งใจจากผู้ใช้งานคนอื่นอีกด้วย เนื่องจากการมีแนวคิดในเรื่องของ Check out และ Check in เข้ามา เราไม่สามารถทำการแก้ไขข้อมูลหรือ file ได้ถ้าเราไม่ได้ทำการ check out ข้อมูลนั้นๆ ก่อน เมื่อเราทำการ check out จะเป็นการบอกผู้ใช้คนอื่นว่า ข้อมูลนั้นๆ ไม่สามารถใช้งานได้ในตอนนี้

Data cards
ทุกข้อมูลหรือ Files ที่อยู่ใน Vault จะต้องมี data cards ที่เอาไว้เป็นตัวเก็บข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับ file นั้นๆ ข้อมูลใน data cards จะมีหลายรูปแบบและจะมี Custom properties เพื่อเอาไว้สำหรับแก้ไขและใส่ข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องการลงไปได้ เช่นสำหรับ part หรือชิ้นส่วนที่อยู่ในกระบวนการผลิตจะมีข้อมูลใน data cards ดังนี้ part number, material, vendor หรือราคาของชิ้นส่วน และอื่นๆ โดยข้อมูลส่วนนี้เราสามารถทำการแก้ไขได้ตลอดเวลา

Version control
ทุกครั้งที่เราทำการสร้างข้อมูลใหม่ขึ้นมาใน Vault จะมีการสร้าง version ใหม่ของข้อมูลขึ้นมาอย่างอัตโนมัติ โดยมากจะเป็นตัวเลขที่เพิ่มขึ้นตามลำดับเพื่อบอกว่าข้อมูลนั้นมี version เป็นอะไร ได้ทำการสร้างขึ้นเมื่อไหร่ และสร้างขึ้นโดยใคร แนวคิดในเรื่องของ version ช่วยให้หมดปัญหาเกี่ยวกับเรื่องการ backup ข้อมูลที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง รวมไปถึงเมื่อต้องการย้อนกลับไปดูและใช้ข้อมูลใน version ก่อนหน้านี้ โดยที่ไม่ต้องไปเสียเวลากับการ save as หรือสร้าง file ใหม่

Search
เครื่องนี้ถือว่าเป็นประโยชน์อย่างมากกับการทำงาน เพราะเราไม่เพียงแต่จะสามารถ Search ด้วย file name เท่านั้น แต่เรายังสามารถทำการ search ด้วยข้อมูลที่อยู่ใน data file ได้ด้วย ทำให้การค้นหาข้อมูลง่ายและรวดเร็ว นี่ถือเป็นอีกประโยชน์ที่สำคัญของ PDM สำหรับองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ ที่มีข้อมูลของผลิตภัณฑ์มากๆ จะเข้าใจเป้นอย่างดีกับเวลาจำนวนมากที่เสียไปกับการหาข้อมูล ที่เก็บด้วยระบบธรรมดา

จากที่พูดมาทั้งหมดจะเห็นว่า PDM สามารถช่วยในเรื่องของ การสื่อสาร (communication), ความร่วมมือ (collaboration), การควบคุมการเปลี่ยนแปลง (control change) ในเรื่องของการจัดการกับข้อมูลต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น