การสร้าง Gantt Chart ด้วย MS Excel

สำหรับการทำงานเกี่ยวกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ จะต้องมีหลายขั้นตอนเข้ามาเกี่ยวข้องดังนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการวางแผนและทำการติดตามหรือ follow up ความคืบหน้าต่างๆ ให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ และวิธีที่ง่ายและสะดวกต่อการวางแผนและติดตามผลคือ การใช้ Gantt Chart เข้ามาช่วย วันนี้จึงได้นำวิธีการสร้าง Gantt Chart ง่ายๆ ด้วย Excel มาให้เพื่อนๆ ดูกัน เผื่อว่าจะมีประโยชน์กับการทำงานได้บ้าง

ขั้นแรกเริ่มต้นด้วยการสร้างตารางที่แสดงขั้นตอนทั้งหมดในการทำงาน รวมทั้งวันเริ่มต้น ระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน รวมไปถึงวันที่คาดว่าจะเสร็จ ตามแบบในตารางด้านล่าง

Tasks

Start date

Duration (Days)

End date

Concept Development

5-Jan-10

15

20-Jan-10

Targets

10-Jan-10

7

17-Jan-10

Feasibility

20-Jan-10

5

25-Jan-10

Design

26-Jan-10

15

10-Feb-10

Tooling

15-Feb-10

30

17-Mar-10

Product Evaluation

15-Mar-10

15

30-Mar-10

Testing

30-Mar-10

15

14-Apr-10

Sign-off Document

15-Apr-10

15

30-Apr-10

จากนั้นทำการสร้างกราฟโดยเลือกลักษณะของกราฟเป็น Bar type และเลือก sub type เป็น stacked bar chart

ขั้นตอนต่อไปเป็นการใส่ข้อมูลในตารางที่ได้ทำเตรียมไว้แล้วเข้าไปที่กราฟ โดยต้องทำการใส่ข้อมูลทีละ series โดยเริ่มจาก start date และตามด้วย duration ตามรูปด้านล่าง

gantt-chart-1

gantt-chart-2

เมื่อใส่ข้อมูลเข้าไปแล้วจะเห็นว่าที่แกน Y ยังเป็นตัวเลขอยู่ ซึ่งข้อมูลส่วนนี้เราต้องการให้เป็นรายละเอียดของ tasks สามารถทำการใส่ข้อมูลลงไปได้ดังนี้

gantt-chart-3

จากนั้นทำการปิด legend box และตั้งค่าของตัวอักษรทั้งแกน X และแกน Y ตามต้องการ

ขั้นตอนต่อไปเป็นการซ่อนข้อมูลในส่วนของ start date เพื่อให้กราฟมีลักษณะเหมือนกับ Gantt chart ทำได้โดย คลิ๊กขวาที่ตัวกราฟและเลือกทั้ง border และ area ของกราฟเป็น none ก็จะได้กราฟที่มีลักษณะตามรูปด้านล่าง

gantt-chart-4

แต่ลำดับของขั้นตอนควรจะเริ่มจากขั้นตอนแรกไปถึงขั้นตอนสุดท้ายทำได้โดย คลิ๊กขวาที่แกน Y แล้วเลือกการตั้งค่าจากนั้นให้เลือกที่ Categories in reverse order แล้วลำดับของขั้นตอนจะถูกเรียงใหม่

จะเห็นว่าตอนนี้กราฟจะมีช่องว่างอยู่ทั้งด้านหน้าและด้านหลังเนื่องจากช่วงของวันที่ในแกน X เราสามารถทำการปรับให้กราฟอยู่ในตำแหน่งที่พอเหมาะได้ดังนี้ เลือกไปที่วันที่เริ่มต้นของ plan ซึ่งในที่นี้คือ 5- jan-10 และเลือกที่ icon comma style เพื่อเปลี่ยน format ของวันที่ให้เป็นตัวเลข จากนั้นทำแบบเดียวกันนี้กับวันที่ ที่เป็นวันสิ้นสุดของ plan จากนั้นนำตัวเลขที่ได้ทั้งสองนี้ไปทำการตั้งค่าของแกน X โดยค่าแรกใส่ที่ minimum ที่อยู่ใน tab scale และค่าที่สองใส่ที่ maximum ก็จะได้กราฟออกมาตามรูปด้านล่าง

gantt-chart-5